Prof. Monika Hagedorn-Saupe studierte Pädagogik, Soziologie, Psychologie mit Schwerpunkt Erwachsenenbildung und Mathematik an der Ruhr Universität Bochum, dem Kings College London und der Freien Universität Berlin. Seit 1985 ist sie Mitarbeiterin am Institut für Museumsforschung der Staatlichen Museen zu Berlin Preußischer Kulturbesitz, seit Juli 1994 ist sie dort Leiterin des Referates „Besucherbezogene Museumsforschung und Kulturstatistik“, seit Oktober 1994 ist sie stellvertretende Leiterin des Instituts.

Vorstandsmitglied ist sie in der Europeana Foundation und in ICOM-Europa. Sie ist Sprecherin der Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund; Leiterin der Arbeitsgruppe „Museums Documentation Centers in ICOM CIDOC (International Council of Museums – Comité internationale pour la documentation) und Vizepräsidentin der MICHAEL-AISBL. Seit 2006 Honorarprofessorin an der HTW Berlin.